De: Carlos Mora Vanegas
Por tanto, no debe sorprendernos como cita Baeza, que la administración del conocimiento represente una de las principales herramientas que se tienen en la actualidad para que las organizaciones logren un desarrollo estratégico en el que puedan aprovechar y maximizar la utilización de los conocimientos que se tienen.
Es indiscutible que las organizaciones tienen que alinear la tecnología de información a la estrategia del negocio, por lo que es importante que herramientas como la de la administración del conocimiento alcance un desarrollo y madurez a corto plazo.
Esta herramienta apoyada por el uso de la tecnología de información está en su época de auge y podemos apreciar que varias organizaciones están convencidas del benefició que representa aprovechar conocimientos que ya se tienen y que realmente se pierden y lo más dramático es que en varias ocasiones son investigaciones o procesos que se llevan a cabo varias veces y que se tienen que comenzar de cero porque no se cuenta con la documentación apropiada que sirva de referencia.
Es muy válido lo que al respecto aporta axitia.com/html, que Administración del Conocimiento, es el conocimiento sistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos lo que cada día se convierte en el activo más importante.
El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez más de:
• Su capacidad de sistematizar el conocimiento.
• Entrar en un entorno de mejora continua.
• Competir en un mundo globalizado.
Ya no basta con:
• Tener información y datos.
• Tener procesos certificados (ej: ISO9000).
La administración del conocimiento implica la adecuada explotación de datos e información para transformarlos en conocimiento y entendimiento.
Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que responde a preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora?
El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?, es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros de la organización sabe y lo tiene en su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito.
El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿por qué? lo cual permite a la organización mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se toman acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad.
La sabiduría implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar decisiones estratégicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos.
Axitia agrega, que la administración del conocimiento implica:
1. Tener un proceso tradicional
2. Controlar el proceso (medir desviaciones), en un proceso certificado se busca únicamente que estas desviaciones no sean mayores a cierto valor)
3. Analizar los errores y desviaciones (ellos son la fuente más valiosa de aprendizaje y mejora continua), entendiendo el por qué. No importa si la desviación sea buena ó mala, se puede aprender en ambos casos.
4. Documentar el cómo y entender el por qué. Aquí es cuando el conocimiento tácito se vuelve explícito, al entender cómo y por qué un producto ó servicio se hizo de mejor forma que otro.
5. Acción, no basta con entender la fuente de una desviación, hay que actuar en consecuencia mejorando el proceso con adecuaciones y capacitación acerca del nuevo conocimiento explícito.
6. Iteración, el nuevo proceso mejorado debe nuevamente de someterse al ciclo completo.
José Francisco Baeza nos agrega al respecto, que la administración del conocimiento es una infraestructura que comparte información y que puede ser útil para otros individuos en la toma de decisiones. Esta nueva forma de transmitir los conocimientos apareció a finales de los 90’s, sin embargo ha tomado auge en los últimos años.
La concentración y almacenamiento de esta información, no consiste solamente en almacenar datos, si no que representa la transmisión de conocimientos, procedimientos o investigaciones a través de una base de datos compartida, apoyada por la tecnología de información para su almacenamiento y acceso, la cual representan una posibilidad de aprovechar el trabajo que ya ha sido desarrollado, ahorrando invertir costos adicionales en un trabajo que ya ha sido realizado.
En la época de globalización, la tecnología de información juega un papel fundamental en todas las organizaciones. Han aparecido varias herramientas para que las organizaciones tengan acceso a la información, sin embargo está nueva forma de compartir la información, representa una oportunidad para poder desarrollar un centro de conocimientos.
El desarrollo de esta estrategia se ha desarrollado apoyándose en la tecnología de información. Simplemente podría decirse que cualquier persona en la organización que tenga un conocimiento que aportar a la base de conocimientos, lo puede hacer y ese conocimiento después podrá ser utilizado por cualquier otro usuario.
Agrega Baeza, que la administración del conocimiento “AC” es una ventana que se abre a las organizaciones para enfocar sus esfuerzos y considerarla como una nueva herramienta a través de la cual se pueden ofrecer nuevos servicios, siendo un claro ejemplo en el que la tecnología de información se puede alinear a los planes estratégicos de la empresa.
Para poder entender que es la Administración del Conocimiento es necesario tener en claro qué significado tiene la palabra conocimiento, para lo cual podemos tomar la definición de Leif Edvinsson “capital intelectual es aquel conocimiento que se puede convertir en valor”.
Para poder desarrollar un sistema de Administración del Conocimiento es necesario contar con una infraestructura que provea de información correcta y apropiada al personal de una organización, cuando sea necesario, sin importar el lugar donde se encuentren, de tal manera que tengan acceso a la información.
Se cita que se tienen seis pilares importantes en la Administración del Conocimiento, El primero es el desarrollar nuevo conocimiento, el segundo es acceder a fuentes externas, el tercero es utilizar el conocimiento que ha sido obtenido, en la toma de decisiones, el cuarto es incorporar el conocimiento, en el producto final que va a ser entregado al cliente, el quinto es tener un listado del conocimiento, en documentos, bases de datos y software y el último es establecer un proceso para poder medir y evaluar los resultados obtenidos.
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