Orden de Compra

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega. En este sitio web se explican en detalle las órdenes de compra.


1. Orden de Compra - Información

Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es por lo general un documento numerado expedido por un comprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante toda la información pertinente se incluya en el PO (orden de compra).

Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas modernas. Estos incluyen el PO, que son enviados por fax, se envían por correo electrónico, por correo o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor. Abarcan detalles tales como una orden en blanco para cubrirse en el tiempo o una compra individual. Un PO puede estar cómo una orden para ser enviadas en la fecha que necesita llegar. Cualquier detalle especial se precisa en la PO.

El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este número PO y los detalles de envío se pueden poner fácilmente. Esto indicación facilita conocer el envío, cuando se envían y cómo. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.

2. Ordenes de Compra ¿Por qué se utilizan?

El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Ordenes de compra son útiles en este campo, y muchos otros.

Este tipo de compra de control se presta a errores en el mantenimiento. El uso del PO puede prevenir mil emisiones reproducidas cuando sólo quería 100. El mantenimiento de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la PO. ¿Es de extrañar que las empresas utilicen esta forma para adquirir el control? Este método de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy eficiente. OP puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en cuanto a un problema con una compra. El detalle del PO mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito. Un PO por sí solo puede resolver muchas controversias, ya que precede a todos los demás en el caso de la cadena que emitió la orden. Una orden entregada con un error sería muy fácil de confirmar, cuando fue el resultado de una orden de compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto habrá menos errores y ganancia de eficiencia.

Hay verdaderos beneficios financieros en la utilización de un PO. Estos factores hacen que los PO'S sean aceptados en el mundo de los negocios. La mayoría de las empresas tienen estrictas directrices sobre la realización de un PO, y quien puede hacerlo dentro de la empresa.

El receptor de una orden de compra también podría haber establecido normas acerca de confiar en el PO y las entregas a basados de los mismos. Es sabio que ambas partes sepan las demás prácticas de PO.

3. Cómo enviar órdenes de compra y su uso

Por fax o por correo electrónico las órdenes de compra son los más utilizadas comúnmente en la comunidad empresarial. Las ordenes de compra pueden ser por teléfono o verbales. Por correo puede ser la última elección debido a la lentitud del correo. Algunas empresas utilizan este medio para confirmar PO verbales. El fax o correo electrónico se utiliza, ya que es rápido y puede ser confirmado de nuevo. Algunas empresas utilizan este método para el seguimiento de una orden por teléfono. En cualquier caso, este proceso inicia la orden y cuenta con todas las consecuencias jurídicas de carácter vinculante de una persona manejadas en el PO. Firmas en cualquiera de estos documentos se considerarán válidas.

Una de las ventajas de un PO POR correo electrónico es que puede solicitar recibo retornado del mensaje de correo. El PO por se utiliza por diversos motivos, uno de ellos sólo de que se ha hecho de esta manera desde el advenimiento del fax. Otra es que de inmediato hay un rastro de papel de la orden. El PO original en está poder del remitente. Una confirmación también puede ser solicitada por el comprador. Todas las preguntas acerca de la orden debería ser resueltas en esta etapa. Para modificación del PO debe enviarse si hay nuevos detalles que añadir o aclarar. Este es el punto para asegurarse de que ambas partes están de acuerdo a la OP.

4. Tipos de Ordenes de Compra

Una PO en blanco es para una serie de compras hasta un determinado monto en dólares y con un plazo determinado. Estas PO se utilizan cuando el comprador sabe que habrá la necesidad de nuevas compras de artículos similares durante un cierto período de tiempo. Se utilizan para mantener los presupuestos de los proyectos y el control. Esto ahorra tiempo y la PO no crea papeleo innecesario. La PO en blanco también podría ser utilizada para enviar el mismo fin a más de una dirección.

5. Soportes de PO

El soporte de PO es muy probable que sigan este camino. Existe la necesidad de que algo sea comprado por la empresa. Esta puede ser una nueva computadora o varios artículos de un proyecto actual. No importa lo que es, sólo que debe ser comprado. El artículo se encuentra en el departamento de compras de la empresa y genera un PO, que se enviarán al proveedor. Esto se llevará a cabo por uno de los métodos anteriores. El vendedor recibe el PO y verifica que esta empresa está autorizada a comprar de esta manera. La orden se llena y las instrucciones de envío se indican en la PO. La orden se envía y el comprador comprueba la hoja de embalaje con la copia de la PO en su poder. Cuando cada cosa está correcta, el PO se pueden marcar como recibido y se envían a las cuentas por pagar. Se gestiona un cheque al proveedor de acuerdo a los términos que el comprador y el vendedor han acordado a la hora de establecer la cuenta. El registro de la compra ha hecho su trabajo y el PO puede ahora presentarse como concluido.

6. Orden de Compra Software y plantillas

Una búsqueda a través de cualquier motor bueno de búsqueda dará como resultado muchos software de PO. Algunos de estos programas son muy robustos, que van mucho más allá de la simple redacción de un pedido de compra. Ofrecen seguimiento y una información completa a la pista como lo que sucedió con la compra. Estos sistemas son completos y autónomos paquetes de software. Hay otras formas de hacerlo, pero estos paquetes de software son eficientes y bien pensados.

Plantillas para Microsoft Word y Excel se pueden encontrar en Internet. Estas plantillas permiten a un comprador utilizar el software existente para crear PO's. Una plantilla de esta naturaleza hace viable el diseño de una orden de compra de forma fácil. La mayor parte del trabajo ya se ha completado. Los cambios se pueden hacer, pero puede que no sea necesario.

7. Legalidades de Orden de Compra

Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado. Errores, que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Esta es la razón para la redacción en el contenido de hechos importantes en la PO. . Si un vendedor no puede cumplir con los términos de la PO, el comprador debe ser notificado de inmediato a la recepción de un nueva PO. El comprador mediante la presentación de una orden de compra ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero cuando el vendedor hace buenas entregas. El vendedor al aceptar la PO se ha comprometido a entregar como se señala en la PO. Las garantías pueden ser incluidas en una orden de compra. Si se acepta por parte del vendedor, el PO tendrá un efecto vinculante del vendedor. Por esta razón, debe ser un PO perfectamente escrito y detallar cualquier elemento importante a tener en cuenta.

Si surge una controversia acerca de una compra, la orden de compra será fundamental en la determinación de quién es el ofensor. Esta es una de las razones básicas por la que un PO debe utilizarse, ya que pone por escrito lo que el comprador destina a la compra y al vendedor lo efectivamente entregado. Una orden verbal, sin documento de copia de seguridad puede llevar a una situación difícil. La controversia resultante se reducirá a un orador que argumente. Sin un PO esto sería muy difícil de resolver en favor de cualquiera de las partes.

8. Políticas de una Orden de Compra

Las políticas de una orden de compra son estándar en cualquier empresa bien dirigida. Al igual que muchas zonas de posible conflicto, la mayoría de las empresas poner por escrito cómo se harán las compras. Definen los límites de dólar para las compras. ¿Quién tiene la autoridad para hacer compras en nombre de la compañía? ¿Qué tipo de PO se utilizará y que tipo de registro?. Se puede sugerir que todas las compras por encima de un determinado monto en dólares debe atravesar el departamento de compras. El personal jurídico ha examinado la orden de compra con mucho cuidado y toda ambigüedad será eliminada si ello es posible. Estas políticas se ponen en el lugar de poner orden en el proceso de compra y eliminar el derroche de esfuerzo y tiempo perdido de la empresa. La generación de un PO es un paso para hacer los empleados responsables de sus acciones mientras compran los artículos para la empresa. Estas políticas pueden ser muy apretadas para el control completo a la utilización de PO verbal sin un documento de copia de seguridad.

Las grandes empresas generalmente utilizan alguna versión de software para mantener el seguimiento de las compras. Las pequeñas empresas podrían estar utilizando las plantillas de notas básicamente para administrar su camino de compras. La conclusión es alguna forma de registro que se ha puesto en marcha y estos registros pueden ser analizados posteriormente para ver si un proyecto está siendo manejado correctamente y sin problemas. Estos registros pueden ayudar en la planificación de un nuevo proyecto o la predicción de los gastos de un nuevo puesto de trabajo. Este valor en tiempo real de los datos pertinentes de negocios hace que las proyecciones sean más precisas. Hacer política y el cumplimiento de lo posible permitirá llevar a cabo la compra por la empresa y la creación de información útil, que se puede utilizar en el futuro.

9. ¿Por qué el vendedor quiere un PO?

Los vendedores aprecian el uso de la PO, porque trae claridad a una orden. Cualquier objeto puede ser reducido a sus componentes esenciales y deja poco margen para el error. Malentendidos entre el vendedor y el comprador en cuanto a lo que se compró, la cantidad, el precio y el transporte marítimo se reducen a una orden por escrito. Las situaciones quedan claras antes del envío. La eliminación de posibles errores en los pedidos entregados es un buen negocio. Ningún proveedor quiere tratar con ira los clientes que han enviado el articulo equivocado o la cantidad equivocada. Esto es particularmente importante, si el cliente está ejecutando su inventario sobre una base "solo a tiempo". Evitar errores es una de las principales razones para el uso escrito del PO. Artículos entregados correctamente sobre la base de un vinculante PO son como dinero en el banco al vendedor. Si la parte de compra de comete un error en la PO, el error en la entrega es su culpa y no la del vendedor. Concedido, un vendedor inteligente le hará bien a un buen cliente, pero esta necesidad no es posible debido a la responsabilidad resultante de un error en el producto entregado. Tomar buenos errores es sólo una idea inteligente en las relaciones con los clientes. La reducción de pedidos a la forma escrita es mucho mejor que la verbal con seguimiento ya sea por fax o correo electrónico.
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