Planificación de recursos empresariales

Planificación de recursos empresariales o ERP, se inició en el sector manufacturero, pero ha crecido hasta abarcar la mayoría de las industrias. El uso de la planificación de recursos empresariales, puede ayudar a las empresas con todos los aspectos de su negocio. Un sistema de ERP puede ser muy complicado, así como complejos, y si una empresa planea de la manera correcta, la implementación de uno de estos puede ser un desperdicio de dinero. Sin embargo, con la orientación, apoyo y planificación adecuada, un ERP puede ahorrar los costos en reparaciones de mantenimiento, así como hacer el trabajo de los empleados más sencillo.


1. Un producto y los negocios electrónicos

Lo maravilloso acerca de la planificación de recursos empresariales, es que todos los procesos de un negocio pueden ser sometidos en un programa. Esto incluye el seguimiento de órdenes de inicio a fin o el seguimiento de los ingresos procedentes de las facturas hasta su ingreso a la caja. Algunas empresas que tienen varios programas para realizar todas estas tareas, y muchas veces estas empresas experimentan problemas con la compatibilidad entre los programas y el tiempo de retardo en la presentación de los informes. Algunas empresas emplean un sistema integración empresarial para garantizar el funcionamiento de todos estos programas. Los sistemas de integración empresarial, vinculan los múltiples programas y aplicaciones empresariales, con el fin de asegurar la compatibilidad entre ellos. La planificación de recursos empresariales ayuda a eliminar los sistemas de integración empresarial, ya que la planificación de recursos empresariales a menudo cubre las brechas entre los departamentos de una empresa, permitiéndoles a todos a utilizar un mismo programa. Si bien la planificación de recursos empresariales, a menudo abarca todos los departamentos de una empresa que no realiza una gran cantidad de negocios a través de la web, pero las aplicaciones de negocios electrónicos ayudan a las empresas que reducir las distancias entre los clientes y la empresa. Algunas personas pueden pensar que los negocios electrónicos se tratan únicamente del comercio electrónico, pero en realidad es un aspecto totalmente diferente de los negocios. El objetivo de comercio electrónico, es aumentar los beneficios y mejorar la forma de relaciones con los clientes a través del Internet y no tiene nada que ver con las prácticas comerciales internas. Este es el objetivo opuesto de negocios electrónicos, cuyo objetivo es integrar los procesos de negocio internos y externos, de igual forma que un programa de ERP integraría todas las prácticas internas de un negocio. Las aplicaciones de negocios electrónicos, alientan una relación entre la empresa, proveedores y clientes, vinculando las ventas con el inventario, servicio al cliente y otros departamentos internos de la empresa.

2. Capacidad de preparación de informes

Dado que el objetivo de un sistema ERP es lograr que todas las funciones de una empresa se integren en un solo programa, entonces uno de los principales beneficios que se podrá ver de inmediato, es la facilidad con la que los informes se generan. Esto es a veces se denomina inteligencia de negocios. La inteligencia de negocios permite a las empresas, el tener una mejor comprensión de los ingresos, la producción y los factores internos, a fin de permitir a la empresa hacer mejores decisiones empresariales. Con un ERP y una buena aplicación de inteligencia de negocios, no hay necesidad que una persona imprima un informe para otra persona, porque cada uno puede imprimir sus propios informes. Un departamento no tiene que esperar un informe de otro departamento a fin de generar e imprimir un nuevo informe. Más allá facilidad de generación de varios reportes en un solo programa, estos pueden ser más detallados, o un nuevo tipo de informe podría ser creado y utilizado, ya que el sistema puede utilizar todos los datos de la empresa en lugar de sólo una parte de esta, como en los sistemas diferentes al ERP.

3. Costos bajos y Mantenimiento

Otro beneficio que acompaña a la puesta en marcha de un sistema de planificación de recursos es que los costos bajan mientras que la productividad sube. Como se ha indicado anteriormente, los empleados ya no necesitarán esperar a otros empleados o departamentos, porque cualquier persona puede acceder a toda la información de la empresa. Esto permite a los empleados, el realizar su trabajo más rápido, lo que a su vez les brinda la oportunidad de asumir más tareas. Además, una empresa se dará cuenta que se generará un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones. Dado que habría un solo programa en lugar de varios programas, entonces las necesidades de mantenimiento de empresa se disminuirán automáticamente. La disminución en necesidades de mantenimiento, se traduce en un ahorro en términos monetarios. Muchas veces, cuando un equipo necesita mantenimiento, el trabajo se debe detener hasta después de completar las tareas de mantenimiento. Esto puede ser costoso, sin embargo, si una empresa tiene un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones, entonces los costos producidos por atrasos, también disminuyen.

4. La inversión en un ERP

La compra y la ejecución de un ERP puede ser una inversión muy grande, pero qué pasa si no te gusta todo el producto del ERP o si simplemente no puede pagar el producto completo. A veces, a una empresa realmente le gusta el área enfocada a recursos humanos en un ERP, pero podría creer que el aspecto financiero del ERP no será útil para su empresa. En esta situación, el ERP puede ser dividido y sólo la porción del producto que abarca los recursos humanos puede instalada y ejecutada. Lo mismo ocurre si una empresa considera que su necesidad es mejorar la manera en que realizan sus prácticas comerciales, pero tiene poco dinero para invertir. Una porción de un producto ERP que se adapte a su presupuesto y sea compatible con su flujo de trabajo actual puede ser instalado y ejecutado. Al hacerlo, se debe prever en la instalación del programa, situaciones futuras, tales como un aumento en los beneficios o un cambio en el flujo de trabajo. El ERP tendrá que ser diseñado a fin de dar cabida a estos o a cualquier otro cambio que pueda ocurrir en el futuro de la empresa. Cuando se instala un fragmento de un ERP, una empresa también tendrá que utilizar un sistema de integración, para garantizar que todas las facetas del negocio trabajen juntos.

5. La obtención de un ERP

Cuando se obtiene un ERP, una empresa debe buscar la ayuda de una empresa consultora que ofrece el servicio de capacitación en estos productos, así como la un sistema de soporte del flujo de trabajo de fácil uso, o la aplicación de inteligencia de negocios. La selección de la empresa de consultoría adecuada para su empresa es a menudo un aspecto pasado por alto en la selección y aplicación de un ERP. Al seleccionar un servicio de consultoría, una empresa debe examinar si el consulto ofrece un buen flujo de datos en el presente sino también para el uso futuro del ERP. El flujo de datos a menudo se denomina la arquitectura del sistema, y si no se toman todas las previsiones en la etapa de obtención de un ERP, puede que esta inversión sea inútil mas adelante en el camino. Otros aspectos a examinar al obtener un ERP, incluyen los registros de transformación, programación, configuración y trayectoria de la empresa consultora, así como la forma en que ellos aplican la inteligencia de negocios para clientes particulares de una industria determinada. Por supuesto, parte de esta investigación se puede hacer preguntando directamente o viendo modelos de su trabajo, pero también se puede hacer, contactando a otros clientes, preguntando acerca de los problemas que han encontrado, y la forma en que la empresa consultora maneja estos problemas.

6. Personalización

Diferentes empresas, ya sean del mismo sector o no, tienen diferentes prácticas comerciales, así como el flujo de trabajo también varía de una compañía a otra. Por lo tanto, algunos productos de planificación de recursos empresariales, no dan los mismos resultados para todas las empresas. Sin embargo, los productos ERP, se pueden personalizar para ajustarse al ritmo de una empresa, pero se deben hacer algunas consideraciones, al tomar esta opción. Hay algunos productos ERP que se desarrollan con la personalización en mente, pero la mayoría de los productos ERP no están diseñados para ser personalizados, por lo que es sumamente costoso y complicado personalizar estos productos. Los pocos productos que se diseñan teniendo en cuenta la personalización, son muy básicos para empezar y sólo ofrecen la capacidad de preparación de informes genéricos. Si una empresa está interesada en la personalización de un producto ERP, deben prepararse para gastar como mínimo 200 dólares por hora. Las empresas que optan por personalizar su producto ERP, también deben ser conscientes, de que a menudo no hay documentación “un manual", para los cambios dentro de la personalización, y los empleados a menudo pueden quedar a la deriva, perdidos o frustrados en el uso del ERP. Antes de la contratar a alguien para personalizar un producto, deben establecerse disposiciones para la creación de documentación, a fin de evitar el descontento de los empleados. Lo último que una empresa debe ser consciente de la hora de decidir si o no a personalizar un producto ERP es que la personalización no está cubierto por el ERP del acuerdo de mantenimiento, y una empresa debe asegurarse de que cualquier personalización cambios no anular la original de mantenimiento de ERP acuerdo.

7. Ser positivos

Una de las cosas más difíciles acerca de la aplicación de un sistema ERP, es que puede requerir un tiempo extremadamente prolongado para funcionar de forma completa. Cuando una empresa tiene menos de 100 empleados, la aplicación puede tomar tres meses. Sin embargo, la aplicación puede tomar años para las empresas de mayor tamaño. Los principales líderes dentro de la empresa deben apropiarse del proceso de aplicación del sistema ERP, así como mantener una buena relación con los empleados. Los empleados deben mantenerse actualizados y ser escuchados durante el proceso de implementación. Los empleados serán los que utilicen el sistema, por lo que el sistema debe trabajar para ellos de manera correcta. Cuando los trabajadores no son escuchados y no se mantienen bien informados, entonces el resultado será un fuerza de trabajo frustrada con un alto índice de rotación. Altas tasas de rotación puede dar lugar a más dificultades con el proceso de aplicación, porque los empleados tendrán que ser capacitados constantemente en el sistema. Un enfoque que es muy beneficioso para permanecer positivos y apropiarse del sistema, es la gestión participativa, donde los jefes de departamento están fuertemente involucrados en el diseño y proceso de implementación del producto ERP. Esto permite que el producto realmente trabaje para la empresa y les da la oportunidad a los jefes de departamento de estar involucrados en el proceso de implementación de la ERP. Este conocimiento puede ser transmitido de manera que todo el mundo este en sincronía.

8. Apoyo para una ERP

Por lo general, después que un ERP esta completamente instalado, la empresa consultora entrará en un acuerdo de apoyo. Una empresa puede pagar desde un 15% hasta un 20% del costo total de un ERP, por servicios de apoyo al usuario. Estos servicios suelen incluir mantenimiento y asistencia en el sitio, si fuera necesario, así como soporte por teléfono. Sin embargo, para aquellas empresas que personalizan su ERP, los empleados pueden encontrar, que el soporte telefónico es muy difícil de utilizar, ya que el personal de apoyo sólo sería entrenado en el producto base, y no en el ERP personalizado. Esto hace que la necesidad de documentación después de la personalización mencionada anteriormente, sea muy importante. Otros apoyos pueden provenir de dentro de la organización, es decir, si se llevo a cabo la gestión participativa durante la fase de diseño del ERP. Aunque la gestión participativa da una verdadera propiedad sobre el sistema ERP, esta también permite a los empleados el comprender verdaderamente cómo funciona el sistema. Esto puede eliminar algunas llamadas de apoyo, y propiciará que los empleados que trabajen como equipo y no como individuos. Por otra parte, los jefes de departamento que fueron parte del diseño del sistema, pueden tomar sus conocimientos de regreso a sus departamentos para capacitar a sus empleados y posiblemente capacitarse entre los diferentes departamentos.

9. Fallo al planear, Planear para el fallo

Muchas empresas compran un excelente ERP, pero no lo hacen para planificar correctamente. Una empresa busca invertir en un ERP, debe estar preparada para hacer una inversión adecuada en la capacitación de sus empleados. La insuficiencia de presupuesto para capacitación, es muy común entre las empresas que poseen un ERP, y esto puede ser muy perjudicial para la empresa. Un presupuesto de capacitación, es una inversión constante, porque los empleados se van de las empresas por muchas razones y quienes toman su lugar, deberán entender que deben hacer. Una empresa debería considerar la posibilidad de implementar una política de mejores prácticas para el uso de su sistema actual, antes de comprar un sistema ERP. Muchas veces, una empresa no implementa sus políticas de la manera correcta y el resultado final de esto, pueden ser problemas legales, sabotaje y espionaje. Tenga en cuenta, que el objetivo detrás de la implementación de un ERP, es que todas las facetas de un negocio se combinen. Esto significa que numerosos empleados pueden ver una gran variedad de información. Esta información, por supuesto, podría ser extremadamente sensibles, y en las manos equivocadas, podría significar muchos problemas para la empresa. Los numerosos temas que una política de mejores prácticas debe cubrir, incluye la protección de la integridad de los datos dentro del ERP, como deben ser utilizados los datos, penalidades por el mal uso de estos y el intercambio de información entre departamentos. La compra e implementación de un sistema ERP, puede resultar muy beneficiosa para una empresa, pero también es sumamente complejo. Cuando una empresa está considerando la compra de un sistema de ERP, el tiempo que se debe dedicar para buscar información hacer de todas las facetas de la instalación, implementación y efectos sobre los trabajadores del ERP, esto con el fin de tomar la decisión correcta en cuanto a si un ERP, es la decisión correcta.
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