Las señales de alarma a controlar:
• La primera devolución o retraso en la reposición de fondos:
Cuando se produce la primera incidencia de cobro es necesario investigar las causas reales del impago. Es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente, mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger.
Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera.
En todo caso aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro.
En cualquier caso la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos.
• Las devoluciones o impagados continuados:
Si el cliente vuelve a impagar y la situación se repite varias veces, es un síntoma inequívoco que su estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio.
En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial.
Ante este tipo de casos es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación, así como averiguar si está impagando a otros acreedores. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.
• La solicitud por parte del cliente de cambios en las condiciones de pago:
Cuando el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos. También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores.
En los casos que un cliente solicite un mayor aplazamiento de sus plazos de pago de forma provisional, es necesario recordar que este tipo de concesiones temporales suelen convertirse en definitivas. Por lo tanto no es conveniente otorgar mayores plazos a un cliente con carácter provisional, ya que posteriormente aunque el cliente solucione sus problemas de liquidez, es muy difícil volver a las condiciones de pago anteriores a la crisis.
Asimismo el ceder a las peticiones de un cliente en estas cuestiones, es dejar la puerta abierta para una nueva solicitud de mayores plazos de pago en el futuro.
Las concesiones de mayores plazos de cobro a los clientes es una política equivocada y representa un peligro para el proveedor, que puede ver con el paso del tiempo desviados sus plazos medios de cobro de forma espectacular.
• Un cliente tiene problemas con sus clientes:
Cuando un cliente del proveedor pierde a uno de sus principales clientes por motivos comerciales, o bien queda afectado por una suspensión de pagos o una quiebra de un cliente importante, el proveedor debe tomar inmediatamente medidas. Esto se debe a que seguramente se encontrará con que su cliente va a tener serias dificultades financieras que incluso le pueden llevar a una situación concursal como mecanismo de defensa.
En cualquier caso se deben tomar precauciones, ya que el cliente afectado por el problema se verá ante una crisis de liquidez que le impedirá en el futuro atender correctamente los pagos a los proveedores.
En estos casos se debe revisar el riesgo disponible del cliente afectado y estudiar la posibilidad de congelar provisionalmente las ventas a crédito, al menos hasta tener mayor información sobre la situación financiera del cliente.
• Un cliente pasa pedidos extraordinarios:
En el caso que un cliente pasa un pedido mayor de lo habitual y no es por motivos estacionales, es conveniente comprobar que no haya entrado en una crisis financiera y que esté preparando un cierre empresarial, una bancarrota o una suspensión de pagos. Los pedidos extraordinarios son en realidad un acopio de materia prima o mercancías en previsión a la futura crisis empresarial. También es conveniente indagar que no le hayan cortado los pedidos otros proveedores del mismo sector por falta de pago y esté buscando una fuente de suministro en un proveedor incauto.
Asimismo como medida de precaución se debe averiguar si el cliente se está embarcando en proyectos empresariales de expansión o ampliación de actividades, con lo que existe el consiguiente riesgo de descapitalización en un futuro a corto plazo. No hay que olvidar que muchos clientes suelen financiar su expansión empresarial a costa de demorar el pago a los proveedores.
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